Organizimi i Brendshëm

Organizimi i brendshëm dhe qeverisja janë në përputhje me standardet më të larta profesionale dhe etike. Organizimi i brendshëm rregullohet në bazë të statutit të organizatës dhe ka të instaluar mekanizma të brendshme për llogaridhënie dhe transparencë në veprimtarinë e secilës strukturë, nëpunës apo zyrtar të organizatës.

Lëvizja FOL synon që të përmirësoj në vazhdimësi qeverisjen duke u përshtatur standardeve të kohës dhe kërkesës nga bashkëpunëtorët, qytetaret dhe fokus grupet tona. Në tri vitet e ardhshme synojmë të nxjerrim një dokument mbi procedurat e brendshme të prokurimit, punësimit dhe mirëmbajtjes së pasurisë si dhe dokumentin tjetër për realizimin e auditiveve të brendshme për të siguruar kontroll dhe transparencë në financa. Organizata në përputhje me ligjin do të organizoj edhe auditivin jashtëm.

Kuvendi i Anëtarëve është organi më i lartë qeverisës i organizatës. Ai përbëhet prej të gjithë anëtarëve të organizatës. Kuvendi i Anëtarëve ka përgjegjësinë më të lartë për politikën dhe çështjet financiare të organizatës. Kuvendi i Anëtarëve sipas statutit ka kompetencë t’i zgjedhë anëtarët e bordit të drejtorëve. Kuvendi i Anëtarëve mund të delegojë ndonjë prej përgjegjësive të tij në Bordin e drejtorëve ose ndonjë organ tjetër ose edhe të punësuar të organizatës, me vendimin e shumicës së anëtarëve të tij.

Kuvendi i Anëtarëve do të takohet së paku dy herë në vit në Mbledhjen e Përgjithshme Vjetore (MPV) ku shqyrtohet dhe miratohet raporti për mjetet, detyrimet, të ardhurat, shpenzimet dhe programet e organizatës për vitin e kaluar, si dhe plani për mjetet e detyrimet e parapara, të ardhurat, shpenzimet dhe programet e organizatës për vitin e ardhshëm. Secili anëtar i organizatës ka një votë në Kuvendin e Anëtarëve. Vendimet në Kuvendin e Anëtarëve do të merren me shumicën e anëtarëve prezent.

Bordi i Drejtorëve është përgjegjës për kontrollin dhe udhëheqjen e çështjeve dhe pasurisë së organizatës. Bordi i Drejtorëve duhet të veprojë çdo herë në pajtim me qëllimin e organizatës. Kompetencat e Bordit te Drejtorëve janë: të përfaqësojë organizatën dhe të veprojë në emër të organizatës, të lidh organizatën në ndonjë marrëveshje me nënshkrimin e dy drejtorëve, të emëroj dhe zgjedh përfaqësues, t’i përcaktojë kompetencat dhe detyrat e çdo përfaqësuesi. Bordi i Drejtorëve zgjidhet nga anëtarët e organizatës.
Ata do të zgjidhen individualisht nga Kuvendi i Anëtarëve me shumicë të votave nga anëtarët e pranishëm. Secili drejtor zgjidhet në kohëzgjatje prej një viti dhe do të ushtrojë detyrën deri në zgjedhjen e drejtorit të ri. Mandati (kontrata) e punës mund të pushojë: në rast vdekje, dorëheqje ose shkarkim nga detyra.

Bordi i Drejtorëve do të ketë të paktën 3 (tre) anëtarë: Drejtorin Ekzekutiv, Menaxherin Financiar dhe Drejtorin e Programeve. Anëtarët e Bordit të Drejtorëve mund të zgjedhën për mandate të njëpasnjëshme. Vendimet në Bordin e Drejtorëve merren me shumicë. Bordi i Drejtorëve mund të vendos t’i drejtohet për çfarëdo çështje Kuvendit të Anëtarëve për marrje të vendimit.

Bordi Këshillëdhënës është organ konsultativ i organizatës që përbëhet nga personalitete të respektuara në fushë-veprimtarinë e organizatës. Bordi Këshillëdhënës është organi kryesor i filtrimit të vendimeve dhe strategjive të organizatës. Bordi Këshillëdhënës (këtu e tutje BKSH) takohet rregullisht çdo 3 muaj ku diskutojnë strategjinë dhe çështjet financiare të organizatës, planin për mjetet e detyrimet e parapara, të ardhurat, shpenzimet dhe programet e organizatës. Drejtori Ekzekutiv i organizatës gjithashtu realizon takime joformale në bazë të nevojës dhe kërkesës nga të dyja palët. Drejtori Ekzekutiv është i obliguar të informojë në vazhdimësi BKSH-në për veprimtarinë dhe punën e organizatës, më tutje Drejtori Ekzekutiv duhet që për secilin vendim që organizata duhet të merr dhe qëndrimet e saja kundrejt çështjeve të ndryshme, të konsultojë BKSH-në dhe të ketë parasysh rekomandimet e tyre. Anëtarët e BKSH-së janë ambasadorët më të mirë të punës së organizatës dhe janë pjesë e organizatës.

Anëtarët e BKSH-së zgjidhen për mandat dy vjeçar nga Kuvendi i Anëtareve me propozimin e Drejtorit Ekzekutiv. BKSH ka kryesuesin e vet i cili caktohet me konsensus nga ana e anëtareve te BKSH-së. Kryesuesi ne bashkëpunim me Drejtorin Ekzekutiv fton dhe organizon mbledhjet e BKSH-se.

Drejtori Ekzekutiv: menaxhon me punën e përgjithshme në organizatë dhe është përfaqësuesi ligjor i organizatës. Nënshkruan dokumente në emër të organizatës pas aprovimit nga Bordi i Drejtorëve. I Raporton për punën e tij/saj Kuvendit të Anëtarëve, Bordit të Drejtoreve dhe Bordit Këshillëdhënës. Zgjidhet për mandat 1 vjeçar së bashku me Menaxherin Financiar dhe Drejtorin e Programeve nga Kuvendi i Anëtareve. Udhëheq dhe organizon mbledhjet e Bordit të Drejtoreve. Emëron dhe cakton zyrtar dhe nëpunës të ndryshëm në projekte dhe aktivitete. I përgjigjet Bordit të Drejtoreve për punën e tij/sajë

Menaxheri i programeve: është gjithashtu edhe zëvendës drejtor ekzekutiv. Siguron se projektet dhe puna e organizatës është në përputhje me strategjinë e organizatës. Koordinon projektet në organizatë. Për punën e tij/sajë i raporton Drejtorit Ekzekutiv

Menaxheri i zyrës për Komunikim me media dhe publik: Është përgjegjëse për informimin e publikut dhe medies për aktiviteti dhe të arriturat e organizatës. Organizon të gjitha paraqitjet në medie dhe kujdeset për imazhin e organizatës. Mirëmban ueb faqen në internet si dhe buletinin periodik të informimit të organizatës.
Koordinatoret e projekteve; menaxhojnë me plan-programet dhe projektet që organizata ka deponuar për mbështetje tek donatorët. Janë përgjegjës për organizimin e punës dhe zbatimin e aktiviteteve të parapara me projekt. Projekt-menaxherët i raportojnë Drejtorit Ekzekutiv i cili edhe cakton këta të fundit. Projekt-menaxherët janë përgjegjës edhe që të mirëmbajnë marrëdhëniet me donatorët.

Menaxheri Financiar dhe Administratës: Të menaxhojë buxhetin e organizatës në përputhshmëri me dispozitat ligjore në Kosovë dhe Strategjinë e organizatës, Ligjit për Menaxhimin e Financave Publike, Ligjit të Prokurimit, Ligjit për Revizionin, si dhe dispozitave të tjera që kanë të bëjnë me rregullat financiare;
• Të planifikojë buxhetin për projekte; të planifikojë shpenzimin e donacioneve në përmbushjen e programeve të përcaktuara me strategji; Të kujdeset për shpenzimin e Buxhetit sipas destinimeve të caktuara me planifikim të Buxhetit; Të përgatitë pasqyrat e harxhimit të buxhetit sipas planeve të zyrave;
• Të kujdeset për pasurinë e organizatës, është përgjegjës për regjistrimin e pasurisë, mirëmbajtjen e sajë si dhe procesin e blerjes;
• Menaxhon procesin e prokurimit dhe harton të gjitha kontratat për shërbime dhe mallra;
• Të kujdeset për likuiditetin e llogarive buxhetore, të mbajë kontakte me organizatat buxhetore dhe me bankat tjera;
• Të mbajë pasqyrat për llogaritë buxhetore dhe të hartojë pasqyrat financiare në çdo fundvit dhe të kujdeset për rishikimet buxhetore;
• Të sigurojë transparencë në shpenzimet buxhetore dhe të kujdeset për hartimin e raporteve të cilat kërkohen nga Donatorët, Revizioni, Bordi i Drejtorëve apo Drejtori Ekzekutiv;
• Të paguajë të gjitha obligimet financiare të krijuara në emër të organizatës; të kujdeset për informimin e drejtë të zyrave lidhur me shpenzimet buxhetore; të përcjellë aplikimin e ndryshimit të dispozitave ligjore që kanë të bëjnë me çështjet buxhetore dhe të zbatojë normativat e shpenzimeve dhe aplikimin e kursimeve buxhetore;
• Përgjegjës për procedurat e rekrutimit dhe pajisjen me kontrata pune, përshkrimin e vendeve të punës, hapjen e dosjeve të punëtorëve, si dhe detyra të tjera që janë përgjegjësi e fushës se personelit;
• Përgjegjës për zyrat dhe hapësirën e punës, pajisje të nevojshme me logjistikë, si dhe detyra tjera që krijojnë kushte sa më të volitshme për punë; përveç sigurimit të pajisjeve me teknologji për të gjithë zyrtarët, është përgjegjës për mirëmbajtjen e TI-së, si dhe të gjitha punëve përcjellëse që kanë të bëjnë me sistemet dhe teknologjinë; siguron dhe ofron shërbime rreth organizimit të shërbimeve të transportit për tërë stafin dhe menaxhohet e tërë infrastruktura e zyrës;
• Harton planin e shfrytëzimit të sallave për takime, siguron pajisje dhe zhvillon aktivitete për mirëmbajtjen e tyre, si dhe kujdeset për gjendjen e zyrave; ka përgjegjësi për mirëmbajtjen e rrjetit të telefonisë fikse dhe rrjetit kompjuterik dhe siguron një adresar në formë elektronike për gjithë stafin dhe bashkëpunëtorët e organizatës.
• Për punën e tijë/sajë i raporton Drejtorit Ekzekutiv.

Nëpunësit dhe zyrtaret e tjerë; Në rast nevoje Drejtori Ekzekutiv i propozon Bordit te Drejtorëve të emërojë Zyrtarë ose të pranojë persona që të marrin përsipër kryerjen e detyrave ditore të organizatës. Kohëzgjatja e punësimit të tyre duhet të caktohet nga Bordi i Drejtorëve, i cili duhet të informojë Kuvendin e Anëtarëve për emërime të tilla. Zyrtarët duhet të punësohen përmes marrëveshjes së shkruar e cila detajizon të gjitha të ardhurat dhe të mirat e tjera që duhet t’i paguhen Zyrtarit. Të gjitha pagesat duhet të jenë të arsyeshme dhe duhet të paguhen vetëm për punën e kryer për organizatë.

Advertisements
%d bloggers like this: